面談代行

・上司による1on1

・エンゲージメント向上やキャリア支援のための面談

・定期的なケアや実態把握のための面談

・エンゲージメントサーベイ等の結果を踏まえた面談

・メンタルケアやハラスメント対応の面談

・退職者へのヒアリング面談

・内定辞退防止を目的とした内定者面談

心理的安全性の確保

面談代行サービスが導入する大きな要因のひとつが、心理的安全性の確保です。

従業員にとって、上司や人事部門は「評価者」であり、「組織側の人間」です。そのため、たとえば転職や独立の可能性、職場や仕事、組織に関するネガティブなテーマ：不安や不満、懸念などは評価に影響するのではないかと不安に感じられ、本音で話しにくいものです。

しかし、面談の効果性を高める、また組織の実態をつかむために従業員に話してもらうべき、重要な話は、こうしたネガティブな内容が入り口となることも多くなります。守秘義務を持った外部の専門家が面談を行うことで、従業員は社内の人には相談しづらい人間関係の悩みや職場への不満、キャリア形成への懸念といったことを安心して本音で話せるようになります。

本音を話すからこそ、それを出し切った時に内省も進みますし、理性が働きます。本音を話さないままに、表面的なやり取りでは内省も進まず、面談の効果性が限られたものとなってしまいます。

業務負担の軽減

面談代行サービスが求められる背景として、管理職や人事担当者の業務負担の軽減という側面もあります。例えば、現在の管理職はプレイングマネージャーとして自身も多大な業務を抱えていることも多く、また、組織の業績責任と人材育成というテーマに、部下のキャリア自律やメンタルケアまで責任の範囲が広がるとキャパオーバーになる可能性が高まります。

人事担当者も採用活動の多様化や長期化に伴い、業務工数は増大傾向にあります。また、面談は個別に実施するため、従業員数が多くなれば、人事の負担はかなり大きなものとなります。たとえば、1年に1回100人を面談するとなれば、半月近くかかることになります。

面談代行サービスを利用することで、こうした管理職・人事担当者の業務負担を軽減し、本来のコア業務に時間を割くことができるようになります。

メンタルケアや離職防止など特定目的への対応

面談代行サービスを、メンタルケアや離職防止といった特定の目的に対応するために導入するケースもあります。外部の国家資格キャリアコンサルタントなど、専門家による質の高い面談を提供することで、従業員のエンゲージメントの向上や離職防止につながります。

傾聴やカウンセリングのスキルを持った専門家が対応することで、従業員の感情や思考の言語化を適切にサポートできます。また、ハラスメント等の相談や通報の場合も、「社内窓口には言いにくい」という声があり、外部の専門家による面談を行うことで実態の把握、適切な対応が取ることができます。

心理的安全性の確保

面談を外部の専門家が実施する一番大きな価値は「心理的安全性の確保」です。

上述の通り、従業員からすれば、上司は「評価者」、人事は「組織側の人」です。従って、ネガティブな感情や組織への不満や懸念、キャリア形成における転職や独立の可能性などのテーマに関して、従業員が本音を話すことが難しくなります。

面談代行サービスでは、守秘義務を持った利害関係のない社外の専門家が面談を実施するため、従業員の心理的安全性が確保されます。従業員は「評価に影響する」「社内に知られる」という不安なく、安心して本音を話せるようになります。

これにより、面談効果が高まります。またハラスメントや人間関係の悩みといった問題も相談しやすくなり、エンゲージメント調査や退職者ヒアリング等、組織内の潜在的な課題の早期発見にもつながります。

内省の促進

面談を外部の専門家が実施する価値として、従業員の「内省の促進」もあります。

社内で面談を実施すると、経験豊富である経営層や上司、人事が対応することになり、どうしてもフィードバック・アドバイス等が多くなりがちです。もちろんフィードバックやアドバイスにも価値がありますが、従業員の意思や方向性が固まっていない段階だと、内省が進まず、受け身や納得感のない状態を作ってしまうことにもなります。

一方で、外部の専門家が面談をする場合、「知らない立場」だからこそ傾聴と質問をし、従業員自身が感情や思考を整理できるよう支援します。また、アドバイス等も、客観的なフィードバックが中心になります。

本音を喋ることに加えて、このプロセスにより、従業員が自分自身で考えを深める「内省」が促進され、自律的な行動につながります。

面談の質・効果の向上

面談の質と効果は、面談者の力量や専門性に大きく左右されます。有償で提供されている面談代行サービスは、国家資格キャリアコンサルタントや経験豊富な専門家が対応するものが基本です。そのため、傾聴スキルや質問力、適切なフィードバック能力など、高い水準で質の高い面談を実現します。
*但し、各サービスによって面談者の選定、質等も異なりますので、選定時には注意が必要です。

企業内の管理職や人事担当者が傾聴やコーチングのトレーニングを受けたとしても、とくに管理職は日常業務ではティーチングや指示が中心となる側面もあり、スキル向上に限界があるところもあるでしょう。

面談代行を利用する場合、テーマに応じて、キャリアコンサルタント、産業医、カウンセラー、そのほか相談者に応じたキャリアを持つプロに面談依頼をすることが可能です。スキルを持つ外部の専門家は、心理的安全性を確保しながら、感情や思考の言語化を適切にサポート。相談者の内省や自己理解を効果的に促進することで、面談の質と効果を高めます。

エンゲージメントの向上

面談の品質と満足度は、従業員の組織や仕事へのエンゲージメントにつながりません。

専門家による質の高い効果的な面談は、仕事への集中を阻害するストレス要因を取り除く助けとなります。さらに、キャリア形成と今の仕事の紐づけが明確になれば、従業員は高い集中力を持って主体的に業務に取り組めるようになるでしょう。

特に知識労働者が創造力を発揮して高いパフォーマンスを実現する、また質の高い感情労働を実施するためには、高いエンゲージメントと仕事への集中が不可欠です。知識労働・感情労働が多い組織では、面談代行サービスの活用により、組織全体のパフォーマンス向上も期待できます。

離職率の改善

面談を第三者が実施することで、相談者は組織への不満、キャリアについての悩みなどの本音を話しやすくなります。従業員の不満や悩みを早期に把握し対応することは離職率の改善につなげることができます。

従業員が本音で相談することができ、転職を前提としないキャリア相談の場があることで、キャリアビジョンの整理や社内でのキャリア選択肢に気づくこともできるでしょう。「今の会社でできることがある」と気づけるようにすることが、離職率の軽減にもつながります。

とくに、今は外部のダイレクトリクルーティングや人材紹介会社のオンライン面談に登録することは驚くほど容易になっています。キャリアへの悩みや懸念、職場への不満が生じたときに、こうした転職を促進するサービスではなく、フラットな立場で相談できる場があることは非常に大切です。

また、退職者面談の場合にも第三者が面談を実施し、表面的な退職理由ではなく本当の退職理由を把握できれば、同様の理由による退職を防ぎ、人材の流出を防ぐことができるでしょう。入社後短期間での退職が多い、特定部署からの退職が多い、といった場合には、根本原因を特定して改善することが大切です。

従業員の本音・組織の実態把握

組織改善のためには、現場の実態や従業員の本音を把握することが不可欠です。しかし、社内面談でネガティブな本音を把握することは非常に難しいです。

面談代行サービスを利用することで、「匿名性」や「中立性」が担保されるため、従業員は普段言いづらい本音や組織への意見・課題を率直に伝えられます。従業員の本音や現場の実態を把握できれば、エンゲージメント向上や離職防止などの施策も、より効果的に実施できるようになるでしょう。

また、定量的なサーベイでは捉えきれない微妙なニュアンスや感情も、面談を通じて把握することが可能になります。これにより、組織の課題や改善点をより的確に特定し、効果的な対策を講じることができます。

ある企業ではエンゲージメントサーベイのスコアが低かった部門で、面談代行を導入したところ、「人事に名前で伝わらないなら…」と前置きして、管理職のハラスメントや業務管理の課題を述べる人が複数いました。もちろん社内の相談窓口は大切です。同時に、「社内の相談窓口には言いにくい」という従業員の心理があることを踏まえた手を打つことも必要です。

業務負担の軽減

面談業務は、準備から実施、フォローアップまで一定の工数を必要とし、従業員の数が増えるほど大きな負担になります。人事部門でそのリソースが確保できればよいですが、人事部門もコア業務で手一杯であることも多いでしょう。また、管理職も、コア業務である組織業績と人材育成の中で、ハラスメント対応、コンプライアンス、イノベーション創出…と求められることが増えて疲弊するケースが多くなっており、従業員のキャリア自律やメンタルケアをすべて管理職に委ねることは危険です。

面談代行サービスを利用することで、人事担当者や上司の業務負担を軽減できます。それにより、社内リソースをより戦略的なコア業務に集中させることが重要です。限られた人的リソースを効率的に活用し、業績達成、人材育成や人材定着などの施策に集中することができるでしょう。