採用関連業務は担当者にとって大きな負担であり、負担軽減が課題となっています。
データ管理のツールであるExcelは汎用性の高いソフトウェアですが、採用管理には不十分な場合もあります。
そのため、Excelに代わる管理ツールとして取り入れられているものが採用管理システム「ATS」です。
今回は、採用管理システム「ATS」の導入メリットについてご紹介します。
採用管理システム「ATS」とは
採用管理システムとは、採用業務に特化した管理システムのことです。英語の「Applicant Tracking System」を略して、「ATS」と呼ばれることもあります。
応募者情報の管理、連絡、選考状況の確認など、採用業務を一元化できるシステムとして活用されています。
一般的な採用管理システム上では、以下の採用業務の管理が可能です。
- 求人情報管理
- 応募者情報管理（履歴書など）
- 選考管理（選考フローの進捗、面接での評価など）
- 内定管理（通知状況、内定後のフォロー状況など）
「ATS」導入のメリット
求人・応募状況の一元化
採用活動の規模が大きくなると、採用管理は煩雑になります。複数の求人媒体を利用して求人を行う場合、情報管理だけで採用担当が忙殺されてしまうことも少なくありません。採用管理システムを利用すれば、求人媒体の求人・応募状況を一元化できるため、採用担当の負荷が大幅に軽減されます。
採用業務におけるヒューマンエラーの防止
Excelなどを利用した手作業による応募者情報管理では、連絡忘れなどの単純なミスが起こりやすくなります。アラート機能が付与された採用管理システムを利用することで、こうしたヒューマンエラーを回避できます。
選考のスピードアップ
採用管理システムは、担当者間で応募者の評価、情報をシェアするツールとしても活用できます。また、面接希望日時の調整や連絡などを自動で行うシステムもあります。
このような機能を使えば、選考プロセスの全体的なスピードアップが可能です。
コストダウン効果
採用管理システムでは、求人媒体ごとの効果も測定可能です。費用対効果の低い媒体への出稿を控えることによって、採用に関連するコストを抑えられます。
採用管理システムを選ぶポイント
さまざまな採用管理システムがリリースされているため、自社の採用業務に適したシステムを選ぶポイントを押さえておきましょう
採用ページ制作機能の使い勝手やデザインの柔軟性
多くの採用管理システムには、企業の採用ページを制作する機能が付与されています。採用ページは多くの求職者が目を通すページであり、掲載情報やデザインは極めて重要です。自社の魅力を十分に伝えられるページを制作するために、システム選びの際は、採用ページ制作機能の使い勝手、レイアウトやデザインの柔軟性に気を配りましょう。
データ管理の処理速度
採用管理システム導入の目的の1つは、業務効率化です。しかし、大量のデータを管理することで負荷がかかり、処理速度が低下する場合も考えられます。採用規模によっては、データ管理の処理速度に注目してシステムを選ぶ必要があります。
採用ページ制作機能の使い勝手やデザインの柔軟性
採用担当者・候補者とのコミュニケーションを一元管理点が、採用管理システムの魅力です。しかし、どこまで一元化されるかは管理システム次第です。管理システムによっては、外部システムを利用する必要があります。
Excelは大変便利なソフトウェアですが、採用業務には特化していません。
担当者の負担が重い採用業務については、必要に応じて専用システムの導入を検討されると良いでしょう。
採用管理システムから自社に合ったものを見つけ、採用業務の効率化やコストダウンを実現してください。