新人ビジネスマンのほうれんそう術、メール・電話・チャットの使い分け方

2016/08/18
新入社員が新人研修で学ぶ、ほうれんそう(報告・連絡・相談)。社会人にとっては当たり前のことです
が、現場に配属されてもほうれんそうができない新人も少なくありません。
ほうれんそうは、ビジネスで欠かせないコミュニケーションの基本です。最近ではコミュニケーション手
段として、電話の他にメールやチャットを利用する機会が増えており、場面に応じた使い分けが求められ
ます。ここでは新人ビジネスマンに教えたい、ほうれんそうをする際のメールや電話、チャットの使い分
け方についてご説明します。


◆コミュニケーションツールの特徴


電話の特徴
コミュニケーションツールには、それぞれ特徴があります。上司からの指示に対して経過を知らせる「報告」、
簡単な情報を関係者に周知する「連絡」、判断に迷った
ときに周囲に意見を求める「相談」を適切に行うためには、ツールの特徴を把握しておくことが重要です。









・電話
電話の特徴は、リアルタイムで直接会話ができることです。相手の表情や話し方から、相手の気持ちや考
え方を正確に捉えることができます。また、受け手側の状況にもよりますが、電話であれば緊急時にすぐ
連絡を取ることが可能です。
ただし、会話の内容が形として残らない点がデメリットです。トラブルを避けるためにも、電話で重要
な話をしたときは、会話の内容を文書に残しておきましょう。

・メール
メールのメリットは、受け手側の状況や時間帯を気にすることなく、いつでも送れることです。また、相
手とやりとりしたメールを残しておけば、後で落ち着いて内容を確認できます。後で見返す可能性の高い、
重要な内容はメールで送ると良いでしょう。しかし、こちらが送付したメールを相手がすぐに読むとは限
りません。緊急の用件をメールで送ることは危険です。

・チャット
電話と同様、チャットはリアルタイムでメッセージのやりとりができます。複数人での使用もできるため、
グループ全員に状況を知らせたり、意見を尋ねたりすることも可能です。

ツールによっては相手の状況(在席しているのか、離席しているのか)が表示され、すぐに返信をもらえ
るかどうかの目安を付けることができます。
また、メールのように定型のかしこまった文章を作成する必要がなく、用件だけを気軽に送れるため、必
然的にレスポンスも早くなります。

ただし、チャットにはカジュアルなイメージもあり、社外とのやりとりで使用することはハードルが高い
かもしれません。


◆コミュニケーションツールの使い分け方


メールを利用する
ここまでコミュニケーションツールの特徴について述べ
ましたが、これらのツールをどのように使い分ければ良いのでしょうか。










まず、緊急時に速やかに連絡を取らなければならない状況の場合、電話を利用することが一番確実です。
ただし、電話は記録が残らないため、電話で伝えた内容を要約してメールを先方に送ることをおすすめします。相手はメールを見ることで内容が確認でき、お互いの認識を一致させることが可能です。

急ぎではない報告は、文書として形に残るメールを利用すると良いでしょう。優先して確認してもらいたい重要な内容をメールで送る場合は、電話や直接会って「メールを送りましたのでご確認ください」と伝えるようにします。

チャットは、社内の複数のメンバーに相談するときに便利です。
「ミーティングで相談したいことがあるが、ミーティングの時間を設けられない」というときもあるでしょう。このような場合は、相談事項をチャットにメッセージとして書き込んでおき、各メンバーが都合の良いときにメッセージに返信するという使い方もできます。


◆おわりに
コミュニケーションツールの特徴を正しく理解し、状況に合わせてツールを使い分けることによって、ほうれんそうを効果的に行うことができます。
ただし、会社によってはツールの社内運用ルールが決められている場合もあるため、運用ルールを確認しておくことをおすすめします。
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